Guía de Productividad & Time Management para emprendedores

¿Qué es la productividad?

Empecemos por lo que no es la productividad. La productividad no consiste en correr frenéticamente hacia la meta o tachar tareas de la lista de tareas pendientes. Se trata más bien de ser estratégico con respecto a cómo y dónde inviertes tu tiempo y energía.

En esencia, la productividad del empresario o inversionista en solitario es una acción impulsada por un propósito. Es el arte de diseñar un sistema que te dirija constantemente hacia los esfuerzos adecuados, haciendo que los buenos hábitos sean más fáciles de seguir y que los malos sean más difíciles de adquirir.

Mis 5 mejores estrategias de Time Management

1. Minimizar el cambio de contexto: El multitasking no sólo es difícil. Es ineficaz. Al cambiar de contexto, el cerebro se ve obligado a reducir la velocidad, adaptarse y volver a acelerar, por lo que se pierde la concentración necesaria para un trabajo productivo. Así que limítate a una tarea cada vez. Termínala. Después, pasa a la siguiente. Es una disciplina que merece la pena.

2. Prueba la Técnica Pomodoro: Programa un temporizador para 25 minutos y dedica ese tiempo a una sola tarea. Sin interrupciones. Luego tómate un descanso de 5 minutos. Repítelo hasta que termines todo lo que tienes programado. Los ciclos de 25 minutos ayudan a mantener la concentración y evitan el agotamiento. Además, saber que se acerca un descanso puede motivarte a trabajar más duro durante tu tiempo de concentración. ¿No te gusta el Pomodoro? Busca en Google otras técnicas de time management, experimenta y encuentra lo que funciona para ti.

3. Apaga las notificaciones del teléfono: Cada vez que tu teléfono hace ruido, rompe tu concentración. Así que toma el control y establece momentos específicos para revisar tus mensajes o desplazarte por las redes sociales. Apaga las notificaciones, activa el modo Focus o deja el teléfono en un cajon. Estarás mucho más concentrado y serás más eficiente cuando no estés reaccionando a tus dispositivos.

4. Practica el bloqueo del tiempo: Asigna bloques de tiempo específicos a tus tareas y trátalos como citas contigo mismo (Crea una agenda). Es una forma concreta de visualizar tu jornada laboral y facilita el equilibrio entre los distintos tipos de trabajo. He descubierto que el bloqueo del tiempo organiza mi día, reduce el estrés y aumenta la productividad.

5. Sigue un horario razonable: Tener un horario diario claro es como tener una hoja de ruta personal. Te guía durante el día y te ayuda a emplear el tiempo donde más se necesita. Los mejores horarios incluyen pequeñas tareas al principio del día para que sientas que estás avanzando bien y te permiten hacer descansos e interrupciones inesperadas.

Mi secreto para la productividad

La mayoría de la gente se equivoca con la productividad y llena sus agendas, intentando hacerlo todo. Eso no es productividad, es caos. Así que abandona la mentalidad de «hazlo todo» y adopta el poder de hacer increíblemente bien unas pocas cosas esenciales.

El secreto para dirigir un negocio con éxito no es trabajar lo más duro posible, sino trabajar lo más inteligentemente posible.

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Pasos sencillos para mejorar su productividad

Paso 1: Saber cuándo decir no

Como empresario o emprendedor, eres tu propio jefe. Para algunos, esto puede significar que todas las oportunidades que llaman a la puerta parecen obligatorias. La verdad es que no todos los proyectos, actuaciones o peticiones merecen tu tiempo. Algunos agotarán tu energía y te alejarán de tus objetivos. Decir no libera espacio para los «síes» que realmente importan y para las tareas que te ayudan a sobresalir en tu oficio.

Paso 2: Cambia tu espacio de trabajo

Si tu espacio de trabajo ha sido el mismo durante meses o años, puede que haya llegado el momento de cambiarlo. Esto no tiene por qué significar una renovación completa de la oficina. Puede ser tan sencillo como cambiar de habitación, llevarse el portátil a la cafetería o simplemente reorganizar el escritorio. Un entorno nuevo puede despertar nuevas ideas y estimular la productividad.

Paso 3: Descansa con regularidad

Cuando trabajas para ti mismo, es fácil dejarse llevar por la rutina. Hay días en los que te esfuerzas al máximo sin tomarte un respiro, lo que te lleva rápidamente al agotamiento. Tómate descansos para recargar el cerebro, aumentar la concentración y mantener el motor de la productividad en marcha. Tómate un café o chocolate, estira cuerpo y toma el sol y el aire fresco.

Paso 4: Trabaja en un espacio fresco y limpio

¿Te cuesta concentrarte? Comprueba a que temperatura trabajas. Cuando tu espacio de trabajo parece una sauna y es desordenado, es probable que tu productividad se vaya por el desagüe. Las investigaciones han demostrado que el cerebro funciona mejor cuando la temperatura es agradable. El calor puede hacer que te sientas perezoso y distraído. Y un escritorio lleno de elementos no aportará a tu productividad. Por el contrario, un ambiente más fresco y espacio limpio te mantiene alerta y con el pensamiento más agudo.

Paso 5: Elimina tareas no prioritarias

La próxima vez que te sientas abrumado, mira las tareas programadas en su calendario. Y pregúntese: «¿Están todas ellas alineadas con mis principales prioridades? Identifica aquellas reuniones, tareas o favores que no le acercan a la consecución de tus objetivos, y elimínalas.

Paso 6: Simplificar las tareas restantes

Después de la eliminación viene la simplificación. ¿Qué te queda por hacer y puede hacerlo más ágil? Quizá necesitas agilizar el proceso de creación de contenidos o reducir el alcance de un proyecto. Recuerda que menos es más: la simplicidad genera eficiencia y la eficiencia conduce a una mayor productividad, así que trabaja de forma más inteligente, no más duro.

Paso 7: Automatiza las tareas repetitivas

Ahora, analiza tu lista de tareas pendientes para ver si hay tareas que te consumen mucho tiempo y que realizas repetidamente. A continuación, explora la automatización de esas tareas recurrentes. Tal vez sea la creación de facturas, la reserva de reuniones virtuales o el establecimiento de recordatorios para el seguimiento. La tecnología puede encargarse de ello. Invierte ahora algo de tiempo en establecer automatizaciones y ahórrate horas más tarde. Deja que la tecnología haga el trabajo pesado para que pueda trabajar menos y lograr más.

Paso 8: Delega lo que puedas

Si eres un emprendedor de alto rendimiento acostumbrado a hacerlo todo por tu cuenta, este paso puede suponer un reto. Pero lo cierto es que sólo algunas tareas requieren tu atención directa. Si algo es menos valioso que tu tiempo, pásalo a otros. Recurre a la ayuda de asistentes virtuales o autónomos para aliviar tu carga, lo que te permitirá centrarte en tus puntos fuertes y en las áreas en las que puedes tener un mayor impacto.

Paso 9: Sé realista y amable contigo mismo

Existe la idea de que, para tener éxito como empresario, cada minuto debe contar para obtener ingresos. Esto no podría estar más lejos de la realidad, y es tóxico. Ser productivo no significa exprimir el trabajo en cada minuto. Significa establecer un equilibrio entre vida y trabajo, o como a mí me gusta llamarlo: equilibrio entre vida y trabajo. Prioriza y termina el trabajo que hay que hacer, pero deja espacio para la vida fuera del trabajo.

Paso 10: Prepárate para mañana, esta noche

Aplasta el mañana preparándote esta noche. Reserva 20 minutos antes de acostarte para tener una visión clara de lo que te espera. Conocer tus prioridades te proporciona una plataforma de lanzamiento para empezar el día con intención y concentración. Despeja tu escritorio, fija tus tres objetivos principales, coloca tu ropa, crea listas, prepara los documentos necesarios y prepara tu agenda. Te lo agradecerás por la mañana.

 

Mi stack de herramientas de productividad

Slack: Ideal para una comunicación eficiente, haciendo que las cadenas de correo electrónico sean cosa del pasado

Asana: Una herramienta flexible de gestión de proyectos que me mantiene a mí y a mis tareas organizadas

Power Point: Una herramienta de diseño fácil de usar para crear impresionantes materiales visuales y de marca.

Stripe: Una forma sencilla de gestionar mis pagos y asegurarme de que cobro todos los días de la semana para evitar tener que perseguir facturas.

Taplio: La mejor herramienta para programar el contenido de mis redes sociales y hacer un seguimiento del rendimiento con análisis detallados.

Loom: Mi herramienta favorita para grabar cursos online y comunicarme con la gente, evitando la necesidad de innumerables reuniones innecesarias.

Google Workspace: El paquete definitivo de herramientas de computación en la nube, productividad y colaboración, desde Google Docs hasta Google Calendar.

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